校盈家高职院校迎新收费一体化平台需求调研报告
在高校规模不断扩张、信息化建设持续深入的当下，收费工作的高效开展对学校整体运营至关重要。现有的收费系统在长期使用中逐渐暴露出诸多问题，已难以适应学校发展和学生服务的新要求，更换收费系统迫在眉睫。
深入了解现行收费系统存在的问题，精准收集财务部工作人员对新系统的功能需求，为新系统的选型、开发及优化提供坚实依据，以提升收费工作的效率与质量。
调研对象：财务部负责收费相关工作的工作人员。
调研方式：采用面谈与系统演示相结合的方式。通过面谈直接与工作人员沟通交流，获取他们在实际工作中的体验、问题反馈及期望；借助系统演示展示现有系统的操作流程和功能实现，更直观地发现系统不足，共同探讨改进方向。
数据同步障碍：现有收费系统与迎新系统之间缺乏有效的数据同步机制，无法实时共享数据。这使得学生信息需手动导入收费系统，增加了工作人员的工作量，且容易出现数据录入错误，影响收费工作的准确性和及时性。
信息涵盖不足：收费系统中存储的学生信息极为有限，仅包含专业、名字和身份证信息，难以满足复杂多样的收费管理需求，在处理特殊情况或进行精细化管理时缺乏必要的数据支持。
资助流程线下繁琐：系统未设置绿色通道功能，学生申请贷款缓缴学费只能通过线下方式进行，涉及多个环节和部门的沟通协调，流程复杂，效率低下，给学生和工作人员都带来诸多不便。
信息化管理空白：缺乏信息化手段对绿色通道申请及审批流程进行管理，导致数据统计和跟踪困难，无法及时掌握学生资助情况，不利于学校整体资助工作的统筹规划。
组织架构缺失致操作复杂：系统缺乏合理的组织架构设置，在创建收费区间时，工作人员需手动逐一录入所有专业信息，操作过程繁琐、耗时费力，且易因人为疏忽导致信息错误，影响收费区间设置的准确性和效率。
整体操作体验不佳：整个收费操作流程涉及多个页面和步骤，界面设计不够简洁直观，缺乏清晰的操作引导，增加了工作人员的操作难度和出错概率，降低了工作效率。
状态分类不全：目前系统仅设置了正常和退学两种学生状态，无法满足实际管理需求。实际工作中，学生还存在休学和参军等状态，且不同状态下的收费管理规则存在差异，现有系统无法有效支持。
费用生成逻辑混乱：现行系统中，退学后的学生仍能发布费用信息，这与学校的常规管理逻辑不符。正常情况下，办理退学、休学、参军的学生不应再产生新的费用信息，系统在这方面的逻辑控制存在明显缺陷。
页面分离影响效率：个人信息与费用信息页面相互独立，工作人员在查询学生信息时，需在不同页面间频繁切换，操作繁琐，增加了信息获取的时间成本，降低了工作效率。
查询功能局限性大：现有系统的查询功能较为单一，仅支持简单的条件查询，无法满足复杂的查询需求，如按多种条件组合查询特定学生群体的信息，给工作带来诸多不便。
实时自动同步：新系统应具备强大的数据同步接口，能够与迎新系统实现实时、自动的数据同步，确保收费系统中的学生信息始终保持最新、最全，包括但不限于基本信息、学籍信息、报到信息等，减少人工干预，提高数据准确性和及时性。
多系统数据交互：实现与学校其他相关管理系统（如财务总账系统、学生管理系统等）的数据交互与共享，方便工作人员在不同业务场景下快速获取和利用所需数据，提升工作协同性和管理效率。
线上全流程管理：构建完整的绿色通道功能模块，支持学生在线提交贷款缓缴学费申请，系统自动将申请流转至相关部门进行审批。各环节实现信息化管理，实时跟踪申请进度，为学生和工作人员提供清晰的流程反馈。
数据分析与统计：具备强大的数据分析和统计功能，能够对绿色通道申请数据进行多维度分析，生成各类报表，如申请人数统计、审批通过率分析等，为学校制定资助政策和资源分配提供数据依据。
智能组织架构管理：建立科学合理的智能组织架构，系统支持按学院、专业等层级进行管理。创建收费区间时，自动关联并获取相应专业信息，大幅减少手动录入工作量，提高操作准确性和效率。
简洁操作界面设计：设计简洁直观、操作便捷的用户界面，优化操作流程，减少不必要的操作步骤和页面跳转。提供清晰明确的操作指引和提示信息，方便工作人员快速上手，降低操作难度。
全面状态分类与管理：新系统应涵盖正常、休学、退学、参军等多种学生状态，并针对不同状态设置相应的管理规则和权限。确保在学生状态发生变更时，系统能够自动调整相关收费和信息管理策略，实现精准管理。
费用生成逻辑控制：严格规范费用生成逻辑，当学生处于退学、休学、参军状态时，系统自动限制费用信息的生成，杜绝不合理费用产生。同时，记录所有状态变更操作及相关信息，便于审计和追溯。
信息整合展示：将学生的个人信息与费用信息整合在同一页面展示，通过简洁明了的布局，使工作人员能够快速获取学生的全面信息，无需在多个页面间来回切换，提高信息查询效率。
高级查询与个性化定制：提供丰富多样的查询条件和组合查询功能，支持按照学号、姓名、专业、状态、时间范围等多种条件灵活组合查询，满足不同场景下的精准查询需求。同时，允许用户根据个人习惯和工作需求对查询界面和结果展示进行个性化定制。
在高并发场景下，如迎新高峰期大量学生同时进行费用查询、缴费操作，或工作人员同时处理多个业务流程时，系统的平均响应时间应控制在1秒以内，最大响应时间不超过3秒，确保用户操作能够得到及时反馈，避免长时间等待导致的用户体验下降。
对于复杂的查询操作，如多条件组合查询大量学生信息或生成复杂的统计报表时，系统应在5秒内给出查询结果，以满足工作人员快速获取数据的需求。
新系统应具备7×24小时不间断运行的能力，确保在整个迎新期间以及日常收费管理工作中不出现系统故障导致的服务中断。系统的可用性应达到99.9%以上，以保障业务的连续性。
能够有效处理各种异常情况，如网络波动、硬件故障等，具备自动容错和恢复机制。当出现故障时，系统应能在10分钟内自动切换到备用方案或恢复正常运行，确保数据的完整性和一致性，不丢失任何关键业务数据。
考虑到学校未来招生规模的增长以及业务的不断拓展，新系统应具备良好的可扩展性。能够方便地添加新的功能模块，如增加新的收费项目、支持新的支付方式等，而无需对系统架构进行大规模的调整。
在数据存储方面，系统应能够轻松应对学生数量和业务数据量的增长。具备灵活的数据存储架构，可通过增加服务器节点、扩展存储设备等方式，无缝扩展存储容量，确保系统在未来5 - 10年内能够稳定运行，满足学校发展的需求。
系统应兼容多种主流的操作系统，包括Windows、Linux和macOS，方便不同操作系统环境下的工作人员使用。同时，要确保在不同操作系统上的界面显示和功能操作的一致性和稳定性。
支持多种常用的浏览器，如Chrome、Firefox、Safari和Edge等，在各种浏览器上都能正常运行，且页面布局和功能不受影响，为用户提供便捷的访问方式。
能够与学校现有的硬件设备，如服务器、打印机、扫码枪等良好兼容，避免因系统更换带来的硬件兼容性问题，降低硬件更新成本。
采用先进的加密技术对学生和财务相关数据进行加密存储和传输，防止数据在存储过程中被窃取或篡改，以及在网络传输过程中被拦截。例如，对学生的个人敏感信息（如身份证号、银行卡号等）和财务交易数据进行加密处理，确保数据的保密性和完整性。
建立严格的用户认证和授权机制，不同权限的用户只能访问和操作其被授权的功能和数据。例如，财务部工作人员、学生管理人员等应具有不同的权限级别，确保数据的安全性和操作的合规性。同时，记录所有用户的登录和操作行为，便于审计和追踪。
定期进行数据备份，备份频率不低于每天一次，并将备份数据存储在异地，以防止因本地灾害或硬件故障导致数据丢失。具备数据恢复功能，在出现数据丢失或损坏的情况下，能够快速、准确地恢复到最近一次备份时的状态。
通过与财务部工作人员的深入面谈和系统演示，我们清晰地认识到现有收费系统存在的问题及其对工作带来的不利影响，同时也明确了新系统应具备的核心功能和性能需求。新的收费系统应聚焦于解决数据同步、绿色通道功能实现、操作流程简化、学生状态精准管理以及信息查询优化等关键问题，并在性能方面满足高并发响应、稳定运行、可扩展、兼容和安全等要求，以提升收费工作的整体效能，为学校的财务管理和学生服务提供更加有力的支持。在新系统的建设过程中，需充分考虑实际业务需求和性能指标，注重用户体验，确保新系统能够切实满足学校未来发展的需要，推动学校信息化管理水平迈向新台阶。